| 蜀山区商务局严格管理文件 |
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| 2009-01-01 10:23 文章来源：合肥市蜀山区商务局 |
| 文章类型：原创 内容分类：政策 |
文件管理制度
1、文件收阅。
（1）收文。
①严格文件签收手续。收文由办公室统一负责，领取文件要主动及时，签收文件要仔细清点，缺失文件要主动追收，急件应注明签收时间；如发现收文问题，应及时查询并采取相应措施。局领导或其它科室收到文件请及时送交办公室。
②严格文件收发登记。使用专门登记薄，将文件的标题、文号、密级、来文时间、来文单位、发往何处、份数、处理情况逐项登记清楚。
（2）阅办。
由办公室主任对收到文件提出初步处理意见，送局党委书记、局长审定。
①需传阅文件，由办公室主任签批传阅。阅文人要及时阅读，阅后签名，退回办公室；阅文人未经允许不得擅自截留或横传文件，不得借出和复印文件；重要文件办公室负责催阅，确保文件及时发挥作用。
②需办理文件，由办公室主任签署初步拟办意见，送局党委书记、局长批示。
③文件在运行过程中，如出现失密问题，要立即报告办公室，同时采取相应措施，尽可能挽回损失和影响，同时视情节按保密纪律追究当事人责任。
2、文件归档。
（1）归档范围。
①正式收到的上级部门文件和以本部门名义发出或本部门与有关单位联合制发的文件；
②与本部门工作有关的会议、文件资料；
③基层上报的请示、报告及处理情况材料；
④党委会议、局长办公会议记录和形成的会议纪要、决定、决议等材料；
⑤本部门的工作计划、总结及汇报材料；规章制度、工作条例；大事记、重要的电话记录；各项工作请示与批复；各种报表、统计表等。
⑥各类报纸、刊物、新闻媒体上刊发宣传、报导本部门工作情况的文章及音像资料；本部门重大活动和工作中形成的照片、录像、录音（均应附文字说明）；集中反映工作情况的主要册籍；
⑦本部门处理的重要信访案件材料；
⑧需立卷归档的其它材料。
（2）收集整理。
①文件归档工作在区档案局、区政府秘书科的指导下，由办公室负责。
②年初工作计划、年终工作总结、阶段性工作报告、局长办公会纪要等涉及全局工作的综合性文件的整理和归档由办公室负责；商业重点工作、商业重点工程、商业产业发展、商业行业管理等专业性文件的整理和归档由职能科室负责。
③文件运行流程：办公室负责收文登记，办公室主任提出初步拟办意见，送领导批示后转有关科室办理。对已办毕文件，承办科室应及时将文件原稿、领导批示单、办理结果及相关材料立卷归档，并将各类归档文件移交办公室，由办公室统一编号保存。
（3）使用。
①本机关人员因工作需要查（借）阅文件资料，须办理借阅手续。
②查（借）阅文书档案，不得遗失、涂改、损坏、泄密，否则追究责任。阅重要卷宗应在档案管理人员指定地点阅看。
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